Control de Gestión – Parte VII: Cuadro General de Desviaciones y Análisis Mediante Ratios

En este capítulo cerramos la parte dedicada al análisis con el cuadro general de desviaciones y el uso de ratios.

 

  • Cuadro General de Desviaciones

 

Todo el análisis de desviaciones que hemos realizado en el ejemplo desarrollado en la parte VI de este curso sobre la empresa ABC nos ha servido para conocer cuáles han sido las diferencias de los valores reales de las variables respecto a los objetivos previstos y el impacto de dichas diferencias en el resultado de la organización, lo cual nos ha proporcionado una información de alto valor. Pero como se ha podido comprobar, generalmente las desviaciones no se producen ni por un único motivo determinado ni todas ellas inciden negativamente en el resultado.

Por tanto, es un problema frecuente para el analista tener una visión global de una realidad que se ha analizado separadamente.

Para solucionar esto existe una manera de estudiar la información relacionada con el análisis de las desviaciones denominada Cuadro General de Desviaciones y que se estructura en forma de pirámide, en donde el nivel inferior explica el inmediatamente superior. Siguiendo con nuestro ejemplo podríamos elaborar un cuadro general de desviaciones como el siguiente:

c7

Cómo se puede observar, mediante el análisis del cuadro general de desviaciones obtenemos una rápida visión de las causas explicativas ascendentes si bien debemos tener en cuenta que los efectos que pudieran existir horizontalmente entre las variables no podemos valorarlos (influencia, relación,…).

 

  • Análisis mediante ratios

 

El análisis mediante ratios se basa en la interpretación de los datos en términos relativos, es decir, se compara el valor absoluto de una variable o indicador respecto a otra. Si utilizamos un ejemplo para definir esta técnica podemos afirmar que no analizamos el importe de ventas alcanzado de un producto en un año sino el incremento de ventas respecto al año anterior para conocer si este producto ha crecido en relación a lo esperado.

Como un ratio es un cociente entre dos magnitudes, es básico que la relación que se establece entre ambas sea coherente, útil y aporte valor. Existen múltiples ejemplos de análisis de ratios que no aportan ninguna significación debido a una errónea selección de las variables a comparar.

La utilización de ratios ofrece eficiencia y rapidez en la comprensión de los datos y la identificación de los indicadores que provocan las desviaciones, pero se debe tener en cuenta que la información es muy limitada.

Las principales características a considerar en el análisis de ratios son:

  • Conocemos el indicio de la variable que se desvía del objetivo (en positivo o negativo) pero no los motivos de ese comportamiento.
  • Se debe establecer una frecuencia del análisis de las variables óptima. Pensemos por ejemplo que medias mensuales negativas pueden ocultar mejoras semanales, las semanales a las diarias y así sucesivamente.
  • Utilizamos ratios para elaborar índices ya que éstos son la comparación de la evolución de una variable en el tiempo respecto a una base común (base 100).
  • La obtención de tendencias se elabora fácilmente mediante la representación gráfica de los ratios de forma sucesiva.
  • El punto anterior nos lleva a la pirámide de ratios que es una técnica similar al cuadro de desviaciones en el que la jerarquía de ratios comienza por un ratio primario que se sitúa en la punta de la pirámide, y cuyo resultado puede explicarse por las causas específicas que son medidas por los ratios secundarios, que a su vez se explican por los terciarios, y así sucesivamente.

Un complemento ideal para el análisis mediante pirámide de ratios es la utilización de gráficos y alarmas ya que proporcionan un alto contenido visual y facilitan la comprensión.

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